Eisenhower-Prinzip – Aufgabenflut professionell und effektiv bewältigen, ein alter Hut? 62

Eisenhower-Prinzip, ist das nicht bisschen lange her?

Kennen Sie das?

Sie arbeiten den ganzen Tag. Sie erledigen Dinge am laufenden Meter, Sie lösen Probleme und arbeiten Aufgaben ab und haben doch das Gefühl, Sie haben NICHTs geschafft?

Das ist eine Phänomen, das ganz viele Führungskräfte kennen und das ich in meinen Coaching auch immer wieder höre! Das heißt, das Gute ist, Sie sind da definitiv nicht alleine unterwegs!

Ein Klassiker zur Lösung dieses Problems ist das Eisenhower-Prinzip, es geht zurück auf den ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight Eisenhower (1954). Ob er es wirklich erfunden und dann danach gearbeitet hat, ist nicht belegt.

Um was geht es?

Wichtig - unwichtig / Dringend - nicht dringend - Das Eisenhower-Prinzip

Ich finde das Eisenhower-Prinzip/Matrix als Hilfsmittel nach wie vor sehr anschaulich und einfach zu handhaben, auch wenn es natürlich noch viel mehr Methoden gibt im Zeitmanagement. Viele kennen diese Matrix sicherlich, aber für die, die damit noch keine Erfahrung haben eine kurze Erklärung.

Wenn Sie von den Aufgaben überrollt werden, schreiben Sie erstmal alles auf, was im Kopf herum schwirrt, dann haben Sie schon den ersten Schritt getan und vergessen nichts.

Beim Eisenhower-Prinzip geht es darum die Aufgaben nach wichtig - unwichtig und nach dringend/nicht dringend zu sortieren.

Tätigkeiten, die unwichtig und nicht dringend sind, sollten Sie sofort in den Mülleimer verfrachten. Aufgaben, die dringend aber nicht wichtig sind, sollten Sie versuchen zu delegieren. Tätigkeiten und Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind terminieren Sie in Ihrem Kalender. Aufgaben, die wichtig und dringend sind, erledigen Sie sofort.

Der wichtigste Quadrant ist natürlich der Quadrant, in dem Sie direkt und selber tätig werden müssen.

Die Frage ist, können Sie hier noch weiter "aussortieren"? Was müssen Sie tatsächlich selber machen und wo verfallen Termine/Abgabefristen die nur SIE lösen können. Hier gehören nur die wirklich WICHTIGEN Dinge mit hinein.

In meiner Zeit als Personalleiterin habe ich oft von Führungskräften gehört, das es alles so viel ist und dass sie es gar nicht schaffen, dass sie aber auch nicht abgeben können. Häufig habe ich als Antwort von Führungskräften gehört, mein/e Mitarbeiter/in kann das nicht. Auf Nachfrage, hat die Führungskraft es aber noch nicht mal "ausprobiert". Das finde ich immer sehr schade, da auch das Potential der MitarbeiterIn gar nicht genutzt wird.

 

Im Quadranten "wichtig aber nicht dringend" können Sie Ihre Zeitplanung steuern. Allerdings wandern natürlich auch irgendwann Aufgaben in den Quadrant "dringend und wichtig", wenn hier nicht abgearbeitet wird.

Kritik: Die Kunst ist natürlich, sich nicht nur vom Zeitfaktor beeinflussen zu lassen, sondern auch an den wichtigen Dingen zu arbeiten, statt nur an den dringend und wichtigen. Das gelingt aber nur, wenn Sie auch genügend delegieren oder in den Papierkorb wandern lassen. Ansonsten laufen wir der Zeit hinterher und sind weiterhin im Stress und nur im Krisenmanagement - abarbeiten statt proaktiv Aufgaben anzugehen ist die Folge.

Wichtig ist also, sich zu hinterfragen, was ist eigentlich wichtig! 🙂

Ist dringend auch wichtig? Oder ist es nur dringend? Wie kann ich einplanen, was wichtig ist, aber noch nicht dringend? Es eignet sich also dazu, immer wieder zu hinterfragen, was ist eigentlich wichtig, um was kümmere ich mich?  Welche Dringlichkeiten kommen in meinem Business vor und wie kann ich wichtige Dinge einplanen, damit sie nicht dringend werden.

 

In der heutigen Zeit, in der immer alles "sofort" passieren sollte, ist das immer ein Spagat, aber mit der Eisenhower-Matrix kommen Sie auf jeden Fall schon ein Stück weiter, wenn Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden und sich darüber Gedanken machen, wie die Arbeiten verteilt und geplant werden können.

Stephen R. Covey  hat das Prinzip mit seinem Buch: "Die 7 Wege zur Effektivität" in den 1980er Jahren bekannter gemacht. Was ist Ihre Antwort auf seine Frage:

"Welches ist die eine Sache, die eine enorm positive Auswirkung auf Ihr Ergebnis hätte?" 

Vor lauter Abarbeiten haben wir das häufig nicht mehr im Blick und es lohnt sich, dafür einen Augenblick Zeit zu investieren 😉

Zum Schluss ein Metapher:

Sie kennen vielleicht das Bild von einem Waldarbeiter, der Bäume sägt. Ein Spaziergänger kommt vorbei und sieht, dass die Säge ganz stumpf ist und es ewig dauert, bis der Waldarbeiter den Baum zersägt hat. Als der Spaziergänger den Waldarbeiter darauf hinweist, dass die Säge stumpf ist, entgegnet der Waldarbeiter dem Spaziergänger, er hat keine Zeit die Säge zu schärfen....

Arbeiten Sie mit einer scharfen oder stumpfen Säge???

Zum Ausprobieren finden Sie eine Vorlage in den Shownotes, die Sie sich kostenfrei downloaden können.

Shownotes:

Stephen R. Covey Die 7 Wege zur Effektivität

Hier gibt es das PDF zum Download als Übersicht

Hier gibt es das PDF als Vorlage zum Ausfüllen!



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